Những yếu tố ảnh hưởng tới tài liệu giấy lưu trữ
Những yếu tố ảnh hưởng tới tài liệu giấy lưu trữ

 

Tuy rằng ngày nay, khoa học công nghẹ đã rất phát triển nên hầu hết tất cả thong tin, tài liệu đều có thể lưu lại trên bộ nhớ máy tính, thế nhưng tài liệu giấy vẫn còn là một phần rất quan trọng trong lưu thông và truyền tải thong tin, đặc biệt là trong công việc. Thông thường các tài liệu quan trọng, các hồ sơ, giấy tờ, công văn mỗi công ty đều có quy định phải lưu lại ít nhất là 5 năm, hoặc lưu lâu dài tùy theo tầm quan trọng của tài liệu đó. Cho nên, việc bảo quản tài liệu giấy cũng là một nhu cầu quan trọng, cần thiết đối với những người có liên quan.

Vậy thì trước hết, chúng ta hãy cũng tìm hiểu các yếu tố nào sẽ có ảnh hưởng đến tài liệu giấy lưu trữ:

+ Nóng và ẩm làm gia tăng tác động của acid, làm tăng nấm mốc. Làm mềm độ dính. Làm yếu sợi giấy. Riêng nhiệt độ cao sẽ làm cho giấy giòn hơn.

+ Ánh sáng  là nguyên nhân của hiện tượng quang phân (photolysis) làm cho giấy bị yếu đi, mực và màu bị mờ, và làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ. Các tia cực tím (U.V) của ánh sáng là nguyên nhân phá hoại nhiều nhất.

+ Nấm và mốc tạo ra acid phá hủy tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng tới kích thước của tài liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy và biến màu. Nấm và mốc rất phát triển trong môi trường có tính acid.

Nấm và mốc tạo ra acid phá hủy tài liệu lưu trữ
Nấm và mốc tạo ra acid phá hủy tài liệu lưu trữ

+ Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trong quá trình cầm, tác động đến tình trạng vật lý, dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ.

+ Dao động về độ ẩm và nhiệt độ sẽ ảnh hưởng tới các loại tài liệu có độ hút ẩm cao. Là nguyên nhân khiến các cuốn sách bị biến dạng.

+ Axit  là nguyên nhân của thủy phân acid (acid hydrolysis) – là hiện tượng của việc tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu đi. Các nguồn acid có trên tờ giấy có thể sản sinh là từ quá trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm khung và ô nhiễm không khí.

+ Côn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da và hầu hết các đồ lưu trữ khác.

+ Bụi sản sinh từ trong không khí, bào tử mốc, bụi có chứa trong các loại vật liệu dùng trong lưu trữ dễ bị gỉ.

Côn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy
Côn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy

+ Điều kiện kho kém do sách và tài liệu lưu trữ bị nhồi nhét chặt, đặc biệt là khi lưu trữ các bản đồ. Các vật liệu bao gói có tính acid và lưu huỳnh.

+ Các rủi ro khác  như hỏa hoạn, nước, hoặc sập giá tài liệu.

Nói chung, có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến tài liệu giấy trong quá trình lưu trữ. Vì thế, trước tiên phải chọn nơi lưu trữ hạn chế tối đa các yếu tố trên, sau đó hãy chọn ra các cách bảo quản tài liệu tốt và phù hợp nhất với nhu cầu nhé!!